Когда день офисного работника. Как проходит Международный день секретаря? Делопроизводителю серьезное поздравление
Когда проводится этот праздник? Международный день секретаря или, как его еще называют, День профессиональных административных работников, ежегодно отмечают в среду последней полной недели апреля. В 2020 году дата праздника приходится на 25 апреля.
История и традиции Международного дня секретаря
Мы расскажем о его истории и традициях. Международный день секретаря впервые отметили в США в 1952 году.
Инициатором его учреждения стал публицист Гарри Клемфусс, который много сделал для популяризации труда офисных работников и изменения их статуса в глазах общественности.
Он трудился в Dictaphone Corporation и считал секретарей специалистами, заслуживающими признания и уважения.
Его идею поддержала Национальная ассоциация секретарей, известная сейчас как Международная ассоциация профессиональных административных работников (International Association of Administrative Professionals).
Международный день секретаря проходит в рамках Недели профессиональных административных работников (Administrative Professionals Week), ставшей в США традиционной.
Как отмечается День секретаря?
Как проходит празднование? Обычно в этот день служащие офисов поздравляют своих коллег-секретарей и дарят им подарки. Руководители стараются как можно меньше нагружать подчиненных в этот день, а в ряде компаний существует традиция устраивать их в честь фуршеты.
Праздник также отмечают администраторы, помощники директоров, ассистенты, офис-менеджеры, стенографисты.
В Международный день секретаря этим сотрудникам позволены различные вольности. Так, в Германии секретарь может обрезать своему шефу галстук. А в Англии только в этот день начальник может пригласить своего секретаря на праздничный обед.
В России этот праздник появился не так давно, но уже стал популярным. День секретаря отмечается у нас с 2005 года в третью пятницу сентября по инициативе представителей этой профессии из крупных городов России, а также редакции журнала «Секрет@рь».
По данным социологических опросов, эта профессия входит в пятерку самых востребованных в мире.
Современные административные работники – это специалисты высокой квалификации, от которых зависит рабочий распорядок руководителя, документооборот в организации, протокол приемов и деловых встреч.
В число обязанностей секретарей также входит работа с курьерской службой, они отвечают за своевременную доставку документов к месту назначения и многое другое.
Секретарь – это сотрудник, без которого не представляет своей деятельности ни один начальник. Справиться с большим объемом документации, установить график деловых встреч и многие другие важные обязанности ложатся на плечи одного человека.
История
День секретаря – не официальный праздник, который был создан в 2005 году, благодаря активной группе секретарей из крупных городов РФ. Кроме того, всем своим коллективом поддержку им оказал журнал «Секрет@рь.RU».
Это интересно знать:
- В Древнем Риме «секретарями» называли доверенных лиц, хранящих тайны.
- Секретари женщины появились с открытием пишущей машинки в 1880-х годах, и уже до окончания Первой Мировой Войны мужчины в этой профессии встречались крайне редко.
- Не смотря на то, что обозначить основание профессии и сложно, считается, что в России – это 27 февраля 1720 года. Но, между тем, еще в 15 веке были люди, в обязанности которых входило следить за документами и вести записи.
- Образованием самой профессии личного секретаря мы должны Петру I, который возвел её к отдельному чину 1840 году, а работать секретари начали у начальства самых масштабных заводов того времени.
В 1868 году открылись профессиональные занятия для секретарей, которые проходили в Харькове, а с 1884 года выпускалось 8 разнообразных изданий, посвященных секретарскому делу. Были популярны курсы, где специалисты делились опытом и улучшали свою квалификацию.
Популярность должность секретаря начала набирать в XIX веке, но это продлилось недолго, и в 1925 году секретарей приравнивали к посыльным. Новый виток популярности профессия получила в 70-е года 20-го века. Сегодня в РФ секретарь – перспективная и популярная профессия, которая насчитывает около миллиона представителей.
Традиции
Данная профессия попала в пятерку популярных профессий по всему миру. В каждом государстве существует свой День секретаря, но существует также праздник международного уровня.
Так как свой профессиональный праздник секретари проводят на рабочем месте, то в этот день начальство старается не очень их загружать работой. Также секретарям выдают различные премии и памятные подарки, а в некоторых компаниях завершением рабочего дня становится праздничный банкет или фуршет, посвященный всем секретарям фирмы.
Ты в документах, словно рыба в море,
Ведь делопроизводство - твой конёк!
Лишь озадачили тебя – и тут же вскоре,
Всё у тебя готово точно в срок!
Тебя мы с Днём рожденья поздравляем,
Желаем, чтоб карьера вверх пошла,
А в личной жизни, радость неземная
К тебе, удачу прихватив, пришла!
Делопроизводителю официальное поздравление с днем рождения
В День рожденья Вас спешим поздравить
И в делах успехов пожелать:
Все отчёты вовремя составить,
Деловые письма разослать,
Пусть бумаги будут все в порядке,
Пусть начальство каждый день и час.
Видит, что у Вас всегда всё гладко,
И всегда достойно ценит Вас!
Дорогой делопроизводитель!
Пусть работа радует всегда,
В жизни будет всё, что захотите,
А проблем не будет никогда!
Делопроизводителю официальное поздравление с праздником
Пролетают жизни в быстром беге:
Час и день, за ними месяц, год…
Поздравленья с Праздником коллеге
Каждый секретарь сейчас несет.
Кто ж для нас делопроизводитель?
И помощник, и сотрудник, а подчас,
Как писать и оформлять учитель:
Объяснит, подскажет каждый раз.
Вы для нас уже незаменимы!
Так что Вам желаем лишь добра.
Будьте вечно так красивы и любимы,
И пусть молодости не пройдет пора!
Делопроизводителю серьезное поздравление
Почёт и уваженье, господа,
Хранители устоев, "буквоеды",
Без Вас система рухнет без труда -
Отводите Вы от неё все беды.
Пусть будут точными и руки, и глаза,
Пускай сердца Ваши стучат все неустанно,
Спасибо за порядок, господа,
Гордимся Вами все мы несказанно.
День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?
День делопроизводителя - когда отмечается праздник
В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника - Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.
Как проходит рабочий день делопроизводителя
День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих - с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00. Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.
Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00. Как говорил один из начальников: “ Можете вообще на работу не ходить, но если мне что-нибудь понадобится…”
В организациях, где возможно установить приёмное время для посетителей, приём входящей корреспонденции - писем, заявлений, приём посетителей в канцелярии планируется на первую половину дня. В первую половину дня входящая корреспонденция и регистрируется - вносится в общую базу данных на предприятии.
В 12:00 все принятые за утро документы зарегистрированы и передаются на рассмотрение руководителю. С 12:00 до обеденного перерыва в 13:00 в отделе делопроизводства обычно “ подчищают хвосты” вчерашнего дня, готовят организационно-распорядительные документы - печатают тексты приказов или распоряжений, готовят обзоры для руководителя.
После окончания обеденного перерыва делопроизводители снова приступают к работе и занимаются во второй половине дня так называемым “ закрытием” писем - со всех отделов делопроизводителю приносят информацию о том, каким образом выполнено или удовлетворено то или иное обращение в организацию. Делопроизводитель вносит в базу данных ссылки на информацию о выполнении документа - и таким образом документ считается отработанным и закрытым. В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.
План работы делопроизводителя
Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов - и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра. Но общий план работы всё-таки должен быть - это помогает избегать нагромождения лишних поручений от руководства.
Раз в неделю
Раз в неделю - обычно в пятницу утром - готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR- компании - себя лично и своего отдела делопроизводства. Акцентируя внимание на сильных сторонах вашего отдела в делопроизводстве, вы рано или поздно добьетесь любых запланированных целей на профессиональной арене.
Раз в месяц
Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов - разнообразных советов, комиссий etc. Состоятельная фирма может позволить пригласить для этого стенографистов, результатом работы которых будет подготовка стенограммы заседания. На основании этой стенограммы сотрудник отдела делопроизводства готовит протокол заседания, выписки из которого по окончании заседания рассылаются непосредственным исполнителям и заказчикам, рассмотрение заявок которых поднималось в ходе заседания.
Раз в году
Один-два раза в год на предприятиях практикуют приглашение студентов вузов для прохождения производственной практики. Хочется посоветовать студентам: постарайтесь максимально использовать этот шанс и ознакомиться с работой опытных делопроизводителей, ознакомиться с профессией в целом, вникайте во все нюансы их работы.
Как правило, вам будут поручать небольшие задания, чтобы разгрузить своих сотрудников - но зато это даст вам право расспросить делопроизводителей обо всём, что вам любопытно.
Используйте свой шанс получить работу в этой организации - обязательно подготовьте своё резюме, пускай даже оно состоит из одного высшего образования, ваших навыков и контактов, и оставьте его руководителю практики. Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений - не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала - ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.
Обязанности делопроизводителя
В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям. При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.
Чем отличается делопроизводитель от секретаря
Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю - секретарь. Поэтому и секретарь - более приближенное лицо к руководителю, чем делопроизводитель.
Однако грамотный руководитель всегда оценит, если служба делопроизводства на его предприятии хорошо выполняет свою работу.
Курсы делопроизводства
Курсы делопроизводства часто дают весьма общее понятие о делопроизводстве, но они могут влюбить вас в профессию делопроизводителя, а могут - и отвернуть, это дело личного вкуса. На курсах делопроизводства преподают основы делопроизводства, знакомят с типовой инструкцией по делопроизводству, с законодательством в сфере делопроизводства, обучают навыкам скоростного печатания вслепую (кстати, очень полезный навык, который сослужит вам добрую службу), а также обучают этике и правилам проведения деловых переговоров.
Профессиональные навыки делопроизводителя
Внимательность, усидчивость, внимание к деталям, ответственность, исполнительность, любовь к работе с документами, педантичность, спокойное отношение к тому, что в работе делопроизводителя необходимо чётко придерживаться инструкций.
Без их незаметного и упорного труда трудно было бы представить, какой была бы наша жизнь в настоящее время. Поэтому делопроизводство – ответственное дело, к которому допускаются только высокопрофессиональные сотрудники. За книгами, чертежами и сбором информации стоит огромный труд, очень сложный и кропотливый, поэтому обязательно нужно поздравить тех, кто трудиться в сфере делопроизводства и хочет совершенствоваться в любимом деле. Такие люди есть не только в МВД, но и в любой госструктуре. Не забудет поздравить их с профессиональным праздником и пожелать всего самого лучшего, здоровья, доброго отношения близких людей, а так же удачи в делах и в личной жизни. Поздравляем с днем делопроизводственной службы МВД России - 20 января.
Все делопроизводство МВД
Сегодня праздник дружно отмечает.
В январский и морозный ясный день
Их все коллеги дружно поздравляют.
Конечно, пожелания добра,
Порядка в документах и отчетах.
Пусть завтра будет лучше, чем вчера,
Пусть дарит радость нужная работа.
Делопроизводство МВД
Это кропотливо и серьезно.
Но вы благодарны так судьбе,
И ваш выбор был вполне осознан.
Праздник ваш сегодня наступил
Пожелать вам хочется так много.
Чтоб хватило времени и сил
Вам идти проторенной дорогой.
Вас ценят в МВД и уважают,
Все документы смело доверяют.
Ведь делопроизводство- ваша сфера,
И в ней вы разбираетесь умело.
Сегодня с вашим днем вас поздравляем,
Успехов вам в работе пожелаем.
Чтоб в документах был всегда порядок.
Чтоб не было загвоздок и накладок.
Вы в МВД еще не так давно,
Работаете в делопроизводстве.
Но многого достигли все равно,
Поздравить вас сегодня вы позвольте.
В работе пусть вас ждет всегда успех,
Пусть в документах будет все отлично.
Не будет пусть накладок и помех,
Карьерный рост пусть будет динамичным.
Ответственная миссия возложена на вас,
Ведь в МВД бумаги- все это так серьезно.
Но в делопроизводстве вы абсолютный ас,
Нет в вашей службе ляпов, ошибок и курьезов.
В ваш праздник мы хотим спасибо вам сказать
За безупречный труд, глубокие познания.
Так хочется добра и счастья пожелать.
Пусть сбудутся у вас мечты все и желания.
Работа с документами внимательности требует.
Вы с ней легко справляетесь, все вас благодарят.
А в праздник свой заслуженный вам отдохнуть уж следует,
Примите поздравление и пожеланий ряд.
Пусть делопроизводственный процесс течет стремительно,
Пусть ладятся и спорятся рабочие дела.
Желаем вам достичь высот таких головокружительных,
Чтоб ваша служба в радость вам и по душе была.
Работать в МВД- престижно и почетно.
На вас все документы, бумаги и отчеты.
Учет корреспонденции и много всяких дел.
Работы много всякой, и это не предел.
В ваш праздник поздравляем, за труд благодарим.
Порой он незаметен, но так неоценим.
Вам пожелать хотим мы спокойных будних дней.
Достатка, счастья в личном, и преданных друзей.